Przedstawiamy propozycję konkretnych rozwiązań, które powinny zostać wprowadzone do urzędów administracji publicznej. Spełnienie wymagań ustawowych w tym przypadku prowadzi wprost do wykorzystania najnowszych technologii teleinformatycznych w kontaktach z mieszkańcami oraz biznesem. Podkreślamy, że proponowane Państwu rozwiązania są podstawą projektu SEKAP, wdrażanego w Urzędzie Marszałkowskim oraz Powiatach i Gminach Województwa Śląskiego.

Platforma e-Usług Publicznych (PeUP) umożliwia klientowi (interesantowi) załatwianie spraw administracyjnych w formie nowoczesnych e-usług publicznych realizowanych przez Internet, na bazie najbardziej zaawansowanych technologii społeczeństwa informatycznego.

Klient (interesant) urzędu będzie mógł za pośrednictwem PeUP w szczególności:

1. skorzystać z katalogu usług publicznych (e-spraw), otrzymać aktualną informację o sposobie załatwiania spraw, złożyć e-wniosek wszczynający sprawę,
2. założyć nową skrzynkę kontaktową,
3. zalogować się do skrzynki kontaktowej i odebrać lub wysłać korespondencję, monitorować przebieg załatwianych spraw,
4. uzyskać weryfikację podpisu elektronicznego w przekazywanych e-dokumentach,
5. przejść na strony BIP oraz innych serwisowych internetowych urzędu.

PeUP preferuje współpracę z elektronicznym obiegiem dokumentów realizowanym w systemie FINN 8 SQL Urząd. Należy podkreślić, że moduł wymiany danych MWD umożliwia współpracę z dowolnym systemem elektronicznego obiegu dokumentów oraz innym oprogramowaniem dziedzinowym (np. do obsługi podatków lokalnych).

Bardzo istotna jest możliwość skorzystania z usług Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP) przez urzędy nie posiadające wdrożonego systemu elektronicznego obiegu dokumentów (SOD).

Zestawienie usług realizowanych przez PeUP:

1. Elektroniczna skrzynka podawcza (ESP):
   1. przyjmowanie formularzy elektronicznych od klientów (interesantów),
   2. obsługa formularzy www z możliwością złożenia bezpiecznego podpisu pod dokumentem przy użyciu dowolnego kwalifikowanego certyfikatu,
   3. weryfikacja formularzy i podpisów elektronicznych,
   4. urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) ze znacznikiem czasu podpisywane przez HSM.
2. Obsługa komunikacji zwrotnej do klientów (interesantów):
   1. wysyłanie dokumentów elektronicznych,
   2. udostępnianie dokumentów pod warunkiem uzyskania od klienta kwalifikowanego urzędowego poświadczania odbioru (UPO),
   3. doręczanie powiadomień i notyfikacji (np. o zmianie stanu sprawy, przeterminowanych opłatach),
   4. obsługa transakcji pomiędzy skrzynką kontaktową zlokalizowaną w PeUP, a elektroniczną kancelarią podawczą działającą w urzędzie (SOD).
3. Bezpieczne długookresowe archiwum podpisanych elektronicznie dokumentów.
4. Biuletyn informacji publicznej (BIP).
5. Integracja z BIP oraz elementy informacyjne wymagane w BIP:
   1. dedykowany katalog e-usług zawierający opisy usług (spraw) oraz współpracujący z repozytorium e-formularzy,
   2. publikacja na stronach www rejestrów kancelaryjnych oraz graficzno-tekstowej struktury organizacyjnej urzędu, automatycznie generowanej z SOD.
6. Dostęp do e-formularzy FINN zarejestrowanych w Centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych.
7. Serwis internetowy ogólnotematyczny.
8. Kursy e-learning, Learning Managament System (LMS).

Zalety korzystania z usług PeUP:

1. Bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa, spełniający wszelkie wymagania stawiane przez prawo,
2. Gwarancja nieprzerwanego dostępu do własnych zasobów,
3. Profesjonalny backup danych,
4. Możliwość długookresowego archiwizowania dokumentów elektronicznych,
5. Możliwość przekazania spraw związanych z administrowaniem systemem profesjonalnej firmie zewnętrznej,
6. Wyposażenie systemu w moduł filtracji danych wejściowych, pełniący funkcję zapory antyspamowej,
7. Możliwość automatycznej kategoryzacji (rozdzielnik wg spraw) wpływających danych i rozdział ich w ustalone miejsca wewnętrznych systemów urzędu,
8. Współpraca z SOD (System Obiegu Dokumentów), systemami kancelaryjnymi, formularzami on-line oraz działanie samodzielne (jako skrzynka poczty elektronicznej),
9. Zintegrowanie z kwalifikowanymi usługami infrastruktury PKI,
10. Duża wydajność oraz łatwa skalowalność systemu,
11. Wyeliminowanie posiadania przez Urząd własnego HSM (wydatek na zakup takiego urządzenia to kwota około 10.000 - 20.000 EUR).